Assistant administratif et de direction (H/F)

Assistance administrative et de direction

• Organiser et préparer les réunions internes et externes (réservation de salles, du matériel…)
• Rédiger les courriers, convocations/invitations, notes, synthèses et comptes rendus et traiter les courriers entrants/sortants, assurer le classement et la reprographie…
• Réaliser et suivre les tableaux de bord nécessaires à l’activité de la Direction
• Assurer la conception et la rédaction d’actes juridiques ainsi que le suivi institutionnel des dossiers présentés en Conseil Communautaire ou autres instances institutionnelles
• Assurer la coordination d’actions ponctuelles des enseignants de type concerts, autres…
• Assurer la coordination du secrétariat et l’accueil physique/ téléphonique de la Direction
• Suivre le parc instrumental : location, maintenance
• Organiser et suivre la gestion de l’auditorium : suivi des demandes, location, maintenance, installation…
• Participer aux réunions et rédiger les comptes-rendus

Missions budgétaires et comptables

1.Responsable de la régie de recettes en tant que régisseur

• Elaborer le budget de la Direction et assurer le suivi de son exécution
• Etablir les engagements de dépenses et de recettes

2.Saisir les bons de commandes

• Assurer le suivi comptable et financier de la facturation des usagers

• Connaissance des procédures institutionnelles, de fonctionnement de l’établissement, budgétaires/comptables
• Bonne connaissance des outils bureautiques
• Avoir le sens du Service Public
• Accueil, information et orientation des usagers
• Relations interpersonnelles
• Capacité d’être force de proposition et de prise d’initiatives
• Être disponible, rigoureux, organisé et avoir le sens du travail en équipe
• Bonnes aptitudes relationnelles et rédactionnelles
• Faire preuve d’une grande discrétion professionnelle

• Cat.B ou C
• 39 h hebdomadaire
• Travail principalement en présentiel
• Possibilité de déplacements extérieurs
• Possibilité d’horaires décalés
• Permis B