Sous l’autorité des Directions Enfance Jeunesse Famille et Maison des espaces naturels et sous la responsabilité directe de la Responsable administrative et logistique, vous interviendrez en accompagnement sur les différentes missions administratives et financières des 2 directions.
Cadre d’emplois des adjoints administratifs (cat.C) – Filière administrative – 39h
Activités principales
Missions administratives et de gestion
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Organiser et préparer les réunions internes et externes
- Rédiger les courriers, convocations/invitations, notes, synthèses et comptes rendus et traiter les courriers entrants/sortants, assurer le classement et la reprographie
- Réaliser et suivre les tableaux de bord nécessaires à l’activité de la Direction
- Assurer une aide administrative des demandes Rh (transmission, scanne, classement, ordres de mission… )
- Vérifier et transmettre les éléments variables de paie issus de frais annexes, de défraiement…
- Suivre et mettre à jour le site internet et les supports extérieurs de communication et assurer leur diffusion
- Actualiser l’évolution des informations notamment du portail famille et des sites extérieurs identifiés
- Assurer l’archivage des dossiers en lien avec le service des archives
Missions budgétaires et comptables
- Assurer le suivi de la comptabilité dans son exécution comptable
- Établir les bons de commande, y compris ceux des structures
- Établir les engagements de dépenses et de recettes
- Exécuter le suivi des recettes issues des facturations des structures, des différentes régies et de leur organisation, des aides financières issues des différentes activités (bonus territoire… )
- Assurer le traitement des refacturations en lien avec les conventions de mise à disposition (locaux, personnel)
- Contrôler la facturation et les formules d’actualisation/révisions des prix des prestataires de service
- Suivre les données financières issues de la refacturation de la Dsp Brezolles/Laons, de I’Ase Mézières
Activités secondaires
- Assurer le suivi de certaines tâches administratives
- Intervenir en aide technique ponctuelle lors d’évènementiels
- Assurer l’interface avec le service juridique en tant que référent «assurances»
- Réaliser les commandes pour le service et gérer l’inventaire du gros matériel
- Connaissance prononcée pour la comptabilité
- Sens de l’organisation et de la méthode
- Rigueur et autonomie
- Recevoir, filtrer et orienter (appels téléphoniques et usagers)
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Connaissance des outils bureautiques (Ward, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Connaissance et/ou aptitudes à apprendre de nouveaux logiciels : logiciels métier, civil finances, C-logik…
- Cadre d’emplois des adjoints administratifs (cat.C)
- Filière administrative
- Fonctionnaire ou contractuel
- Poste à 39h hebdomadaires
- Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire
- 25 jours de congés + 23 RTT
- CNAS