Adjoint administratif – Mairie de Saint Rémy sur Avre (H/F)

L’agent retenu sera amené à exercer les missions ou fonctions principales suivantes

Accueil

• Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard,
• Gestion des licences commerciales, débits de boissons, hébergements touristiques (maisons d’hôtes…)
• Réception, traitement et diffusion de l’information
• Réalisation de divers travaux de bureautique
• Déclarations chiens dangereux, délivrance des dossiers de demande des médailles du travail, autorisations videmaisons….

Recensement

• Coordination des agents recenseurs
• Saisie informatique des données statistiques de la population

Juré d’assises

• Mise en place de la liste des jurés

Etat civil

• Accueil et information du public notamment sur les questions qui relèvent de l’état civil : reconnaissance, mariage, décès, recensement, cimetière, PACS, auditions mariage
• Contrôler le suivi administratif des dossiers mariage, parrainage civil, de l’établissement des actes (naissance, reconnaissance, décès), des rectifications d’état civil, changements de noms et prénoms, des demandes de livrets de famille, des transcriptions de jugements de divorce et de décès.
• Etablir le planning des mariages, des baptêmes civils et informer les élus
• Gestion des dossiers recensement militaire, attestation d’accueil,
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Elections

• Recevoir les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur la liste électorale.
• Tenir à jour le fichier électoral
• Gérer et assurer la révision de la liste électorale avec la commission administrative chargée de cette révision.
• Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement
• Organiser pour chaque bureau vote, lors des scrutins politiques, le planning de présence des présidents, assesseurs, déléguées, etc…
• Préparer et suivre les réunions de la Commission élection

Associations

• Préparer les courriers en réponse aux administrés et aux associations
• Gestion des dossiers de subventions aux associations
• Gestion du dossier des déclarations courses vélo (VAC)

Cimetière

• Mise à jour des concessions et reprises des concessions du cimetière
• Préparer les courriers aux concessionnaires
• Vente et renouvellement des concessions funéraires

Affaires scolaires

• Inscriptions et radiations scolaires et cantine.
• Gestion des dérogations
• Facturation cantine
• Gestion des dossiers Musique à l’école, piscine, goûter des écoles et remise des récompenses de fin d’année
• Vente et renseigne le public.

Travail les samedis matins et célébrations des cérémonies (mariage, baptême etc…)

• connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
• maîtriser les techniques rédactionnelles
• connaître et respecter les procédures administratives
• comprendre les enjeux et modalités du recensement
• connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
• maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
• maîtrise du logiciel BERGER-LEVRAULT (état civil,élection)
• maîtrise du logiciel GESCIME (cimetière)
• maîtrise du logiciel MILORD (cantine/affaires scolaires)

SAVOIR FAIRE

• adapter et organiser les services d’accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
• optimiser la gestion des flux et les temps d’attente ;
• définir l’organisation logistique des bureaux de vote ;
• être capable d’assurer une veille réglementaire et juridique ;
• préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
• appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre ;
• réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
• rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• vérifier la validité des informations traitées.

SAVOIR ETRE

• avoir le goût pour le contact et l’accueil du public ;
• être capable de gérer des dossiers très variés ;
• avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
• disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).

• Emploi permanent
• Contractuel possible
• Temps de travail complet – 1607h / an
• Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Rédacteur
• Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire
• Travail les samedis matins et célébrations des cérémonies (mariage, baptême etc…)

Employeur

Mairie de Saint Rémy sur Avre
Rue du Général de Gaulle – BP 18
28380 SAINT REMY SUR AVRE